Orientación a personal laboral

Lo más normal cuando somos novatos en cualquier actividad es que nos sintamos un poco desubicados y en algunas situaciones hasta asustados. Dentro de una empresa, los programas de orientación que se apliquen a un empleado nuevo, deben estar enfocados a calmar su ansiedad y a insertar de la mejor manera el compañero que ha acabado de llegar. A continuación daremos una explicación de cómo pueden ser implantados estos programas y sus beneficios tanto para el empleado como para la empresa en general.

Los programas de orientación para el personal pueden ser formales o informales, de tan sólo un día de duración o de un mes o más o incluir o no alguna capacitación, pero deben coincidir en algo: La planificación.

La organización debe pensar de antemano cómo debe ser una orientación para su personal.

¿Qué es importante que el personal sepa?

¿Tiene la organización características únicas que el personal necesite comprender especialmente?

¿Qué diferencias hay acerca de la población objetivo?

¿Qué personas, dentro y fuera de la organización, es importante que el personal conozca?

¿Qué impresión de la organización se desea que se lleve el nuevo personal?

Ninguna de las respuestas a estas preguntas deben dejarse al azar, deben ser incluidas en la orientación.

La cuestión es que un programa de orientación para el personal no se limita a darles a las personas un par de detalles acerca de la organización. Se trata de una introducción coherente y planificada que combina información, experiencias y una transmisión de los valores y la cultura de la organización (lo explicaremos más adelante), todo ello con el fin de otorgarle al personal nuevo la base que necesita para hacer su trabajo e integrarse a la organización y a la comunidad de la manera más sencilla posible.

En primer término, los programas formales de orientación deben ser ejecutados por el departamento de personal o por el supervisor del área donde ha llegado el individuo. Así mismo, existen temas de interés global y otros de interés particular. Por ejemplo, cuando se va a tratar acerca de la historia de la compañía, su estructura tanto física como organizativa, etc., estos aspectos atañen a todo el personal.

Una orientación al iniciar en un empleo es una herramienta importante para ayudar al personal nuevo a comprender y ajustarse a la organización y a su trabajo, así como para ser efectivo lo antes posible. Además le brinda al personal nuevo la posibilidad de conocer a sus colegas e iniciar el proceso de integración a la organización.

Las orientaciones deben incluir introducciones a la organización, la población objetivo, la comunidad y el trabajo en sí, así como una evaluación y algún elemento que marque la transición hacia un “empleado permanente”. Si puede llevar a cabo una orientación oportuna que incluya estos factores y cualquier otra cosa que se crea necesaria para ayudar al nuevo personal a hacer bien su trabajo, probablemente se habrá hecho mucho para forjar una relación a largo plazo entre los nuevos empleados y la organización.

Si nunca se ha organizado una orientación para el personal nuevo (o en el caso de una organización nueva) éste es un buen momento para hacerlo. Si por años se han hecho orientaciones, se puede reexaminar la sesión de orientación y ver en qué manera se puede mejorar para beneficiar a la organización y al nuevo personal. Una orientación que cumple su cometido puede mejorar tanto la efectividad de la organización como la calidad de vida de los empleados nuevos.

¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE UN PROGRAMA DE ORIENTACIÓN PARA EL PERSONAL?

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN

HISTORIA

Incluso si la organización es bastante nueva tiene una historia: las situaciones que la hicieron necesaria, cómo comenzó y quién la fundó, cómo consiguió apoyo y cómo llegó al punto de contratar personal. Si la organización tiene cierta antigüedad, su historia incluye, además, a aquellos que han trabajado en ella, sus logros, sus desafíos pasados y cómo los ha enfrentado (o no), los cambios de rumbo, etc.

Todo esto es importante para comprender a la organización tal como es en la actualidad. Del mismo modo, brinda al personal nuevo acceso a las referencias de personas y eventos que forman parte del lenguaje común de la organización y que les permiten ser “parte”.

MISIÓN.

La organización tiene (o debería tener) una declaración de misión y debe otorgar una copia al personal nuevo y la posibilidad de discutirlo y asimilar su significado. De no estar directamente establecido en la declaración de misión, se debe comprender claramente cuál es la verdadera misión de la organización.

FILOSOFÍA DE LA ORGANIZACIÓN.

Por lo general íntimamente relacionada con su misión, la filosofía de una organización guía su estructura, los roles de varias personas en ella, la manera de tratar a sus empleados, voluntarios, usuarios y colegas, los métodos que utiliza en los programas o servicios que provee y su ética.

MÉTODOS O ESTRATEGIAS.

Aunque algunas organizaciones dejan que sus empleados decidan de qué forma harán su trabajo, otras tienen métodos preestablecidos para alcanzar sus objetivos. Un determinado programa de rehabilitación de drogadictos puede apoyar un enfoque individual para todos sus pacientes, mientras que otro puede contar únicamente con grupos terapéuticos. Un programa de alfabetización para adultos puede utilizar exclusivamente un método de enseñanza basado en la fonética, otro puede utilizarlo sólo como un recurso dentro de una gran variedad de técnicas. La elección de métodos puede basarse en la investigación, experiencias pasadas exitosas (e incluso no exitosas), experimentación, intuición, sabiduría popular, filosofía, inercia o una combinación de algunas de ellas.

Si la organización emplea algún método o técnica en particular es importante que los empleados nuevos comprendan tanto cuál es el método en sí como que se espera que ellos lo utilicen. Aprender a utilizar un método debe ser parte de la formación del personal, pero una orientación debe incluir al menos una breve explicación del método y los motivos por los que debe utilizarse.

PERSONAS.

Una organización no es en verdad más que el conjunto de personas que hacen su trabajo y le dan vida. Posiblemente la tarea más importante del personal nuevo sea familiarizarse con esas personas y comprender lo que cada una hace. En la medida de lo posible (según el tamaño de la organización, si las personas trabajan tiempo completo, etc.), el personal nuevo debería conocer personalmente a las siguientes personas:

Administradores. En las organizaciones comunitarias, en las que usualmente la distinción entre administradores y el personal de atención al público (quienes trabajan directamente con la población objetivo y hacen el trabajo específico de la organización) es pequeña, es por lo general importante poder conocer bien a todos. Además, los administradores suelen tener una perspectiva más amplia de la organización,  la cual es importante que el personal nuevo conozca.

Personal de atención al público. Una oportunidad para averiguar cómo hace su trabajo el personal con antigüedad en la organización y una forma en que el personal nuevo de atención al público aprenda con quién tienen más afinidad filosóficamente hablando y con quién se siente más a gusto para recurrir en busca de ayuda u orientación.

Personal de asistencia. Los recepcionistas, el personal de mantenimiento, los coordinadores de tecnología, etc., son generalmente quienes mantienen unida a la organización. Muchos de ellos tienen una relación cercana tanto con los usuarios como con otros miembros del personal y pueden además instrumentar la logística de la organización. Conocerlos a fondo y comprender y respetar lo que hacen puede ser clave para la calidad de vida de cualquiera en una organización.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN.

Ésta incluye varios componentes:

Estructura de responsabilidad. Quién informa a quién, quién es responsable de qué áreas del trabajo de la organización, quién hace que las cosas sucedan.

Estructura de toma de decisiones. Quién participa en qué decisiones, cuándo varias personas pueden actuar independientemente y cuándo necesitan corroborar con alguien más, quién toma parte de las decisiones acerca de contrataciones, quejas, resolución de conflictos, entre otras.

Estructura de gobierno. Función, estructura y miembros de la junta de directores, poderes reales del director y otros administradores, papel que juegan otros (personal de atención al público, usuarios, comunidad) en el manejo de la organización.

Estructura física/geográfica. Según el tamaño y la geografía de la organización, todo desde la ubicación de los escritorios en la (única) oficina hasta la ubicación de las diferentes sucursales en ciudades distintas y qué se hace en cada una de ellas.

LOGÍSTICA Y RUTINA DIARIA.

Esta área abarca las "reglas" del lugar de trabajo y algunos conocimientos menores que hacen posible que todos funcionen en el transcurso del día (gran o mayor parte de esta información puede transmitirse en publicaciones que el personal nuevo puede leer por sí mismo):

Equipamiento. La disponibilidad y ubicación de las fotocopiadoras, computadoras, sistemas telefónicos, reproductores de CD y DVD, videograbadoras, etc. así como las instrucciones y restricciones de uso (por ejemplo, los usuarios tienen prioridad en el uso de las computadoras durante el desarrollo de los programas).

Materiales y suministros. Dónde se guardan las cosas; la rutina de orden; cómo tener acceso a lo que se necesita; caja chica.

Cuestiones de tiempo. Horario laboral esperado; día de paga; horario de llegada, almuerzo, salida; horas extras (reuniones de la junta directiva, reuniones comunitarias, etc.)

Prestaciones. Cómo solicitar vacaciones, licencias personales o días por enfermedad; cómo hacer uso del seguro médico; horas compensadas; reembolsos por viaje; etc.

Rutina administrativa. Quién abre y cierra el lugar de trabajo, dónde están las llaves de los baños, quién contesta qué teléfonos, procedimientos de seguridad.

Calidad de vida. Cuáles son los buenos lugares para almorzar, dónde estacionar, la ubicación de las máquinas de refrescos, agua mineral, café, el sistema de rotación de alimentos para las reuniones de personal.

SUPERVISIÓN.

Existen dos facetas de la supervisión que el personal nuevo necesita conocer: la información básica acerca de quién supervisa a quién (incluso a quién supervisa el nuevo empleado y quién lo supervisa a él), la frecuencia y en qué áreas de aplicación y la cuestión más compleja de la actitud de la organización hacia la supervisión.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Es importante tener un conjunto de políticas y procedimientos claros que expliquen y regulen las tareas y relaciones necesarias que mantienen a la organización en funcionamiento. Incluso se puede diseñar un manual que establezca las maneras en que funciona la organización y explique cómo presentar un reclamo, resolver un conflicto personal, cómo tratar los reclamos de los usuarios, cuestiones de contratación y despidos, etc. Aun si ya se dispone de un manual, es buena idea atraer la atención del personal nuevo hacia las cuestiones importantes como parte de la orientación. Luego, como última medida, si se genera una situación complicada, el personal sabrá que existen políticas que cubren tales situaciones.

CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN.

Toda organización tiene su propia cultura, desarrollada durante su vida. La cultura es el resultado de la historia de la organización y del pensamiento así como la conducta de sus fundadores y su personal actual y anterior. Puede cambiar ligeramente con cada retiro e incorporación de personal, pero generalmente es bastante estable e incluye no sólo los estándares de conducta, sino los chistes privados y referencias que se espera todos en la organización conozcan y respondan.

Algunas de las áreas que regula la cultura de la organización, las cuales el personal nuevo debe conocer son:

Vestimenta. Cada organización tiene etiqueta de vestimenta, ya sea escrita o no. Si todos usan jeans, la persona que se vista formal se destacará, de igual modo alguien que viste jeans se destacará en un lugar de trabajo donde la mayoría viste de traje. La etiqueta de vestimenta puede consistir en que no haya etiqueta alguna – todos se visten como les place. Cualquiera que sea el código de vestimenta escrito o no en la organización, el personal nuevo debería estar al tanto de él.

Expectativas laborales. Cualquiera puede obtener una paga por 40 horas de trabajo semanales, pero de hecho algunas organizaciones requieren que su personal trabaje mucho más que eso. Otras son mucho más relajadas –los empleados pueden irse a casa cuando finalicen el trabajo del día, sin importar qué hora sea. Incluso otras requieren 40 horas semanales o más, pero permiten una gran flexibilidad respecto de cuándo esas horas sean cumplidas.

Fumadores. ¿Está permitido fumar en el edificio? ¿En lugares abiertos? ¿En el pueblo vecino? Muchas organizaciones son sumamente sensibles acerca de esta cuestión.

Alimentos. ¿Se permiten alimentos en la oficina? ¿Son de esperar? ¿Se espera que los empleados lleven alimentos para compartir regularmente (aun cuando no haya sido expresado)? ¿Está permitido comer en el escritorio o mientras se desarrolla un programa? ¿Pueden los usuarios comer durante el transcurso del programa? ¿Existen reglas específicas acerca de alimentos y bebidas (por ejemplo, no se permiten alimentos cerca de las computadoras)?

Niños. ¿Está permitido que el personal o los usuarios lleven niños al lugar de trabajo si fuera necesario? ¿Nunca? ¿Sólo ante una emergencia? ¿Regularmente?

Relaciones laborales. ¿Cuál es el trato de las personas entre sí? ¿Existe un esfuerzo para lograr un trato igualitario? ¿Hay un ambiente familiar o un clima de formalidad? ¿Se forman amistades verdaderas? ¿Los miembros del personal están en contacto fuera del trabajo? ¿Alguna de estas amistades trasciende a veces las jerarquías (es decir, el director o un miembro de la junta directiva se hace amigo íntimo de un usuario o un miembro del personal de asistencia)? ¿Qué ocurre con el lenguaje? ¿Y con las relaciones de género?

Comprender la cultura organizacional ayudará a que el empleado nuevo sea "uno más del equipo" más rápidamente y reducirá la incertidumbre (y el estrés) de una situación nueva. Hará que su transición en la organización y su trabajo sean más sencillos.

INTRODUCCIÓN A LA POBLACIÓN OBJETIVO

Si el trabajo de la organización está orientado a un determinado grupo, el personal nuevo debe aprender en la orientación tanto como sea posible acerca de este grupo.

 IDENTIFICACIÓN.

¿En beneficio de quién está orientado el trabajo de la organización? La respuesta puede estar relacionada con los ingresos, la raza u origen étnico, la edad, el sexo, el idioma materno, el lugar de residencia, las habilidades básicas o el nivel de educación, la discapacidad, la salud física o mental, la falta de vivienda, la condición de inmigrante, el lugar de trabajo, el desempleo y prácticamente toda otra característica de un grupo determinado de personas. La población objetivo puede ser además una comunidad entera.

DEMOGRAFÍA.

¿Cuántas de estas personas son parte de la comunidad? ¿Dónde viven? ¿Dónde trabajan? ¿Qué nivel de educación tienen? ¿Cuántos de ellos hablan inglés? (Gran parte de esta información puede obtenerse de los informes de censos y del gobierno de la ciudad. Se puede optar por obtener esa información detallada en la orientación).

CARACTERÍSTICAS Y CULTURA.

Si se trata de personas con una cultura diferente (por ejemplo, inmigrantes), ¿Qué elementos son distintivos de su cultura? ¿Qué comen, cómo se visten, cuáles son sus creencias, qué cosas aprecian? ¿Cómo están constituidas sus familias generalmente? ¿Son, como grupo, representativos o no representativos, hospitalarios o desconfiados, tolerantes o intolerantes respecto a las diferencias? ¿Hablan todos el mismo idioma (extranjero)? ¿Tienen determinados tabúes o imperativos sociales?

FORTALEZAS Y NECESIDADES.

¿Por qué constituyen ellos la población objetivo y cuáles son sus fortalezas, necesidades y cuestiones específicas?  ¿La organización trata de alcanzar a todos o sólo a algunos de ellos? ¿Cómo se ha elegido o fue la población objetivo la que escogió por sí misma?

INTERACCIÓN ENTRE LA ORGANIZACIÓN Y LA POBLACIÓN OBJETIVO.

¿De qué manera se puede lograr un mejor acercamiento a los miembros de la población objetivo? ¿Qué parece funcionar con ellos: a qué tipos de programas e iniciativas responden? ¿Quiénes son los individuos claves en la población objetivo? ¿Cómo lograr credibilidad e inspirar confianza en esa comunidad?

Cuanto más sepan o puedan aprender  los empleados nuevos acerca de la población objetivo antes de comenzar a trabajar, menos posibilidades habrá de que cometan errores costosos.

INTRODUCCIÓN A LA COMUNIDAD EN GENERAL

A menos que viva en la comunidad en la que trabaja, el nuevo empleado necesita conocer algunos aspectos de ella.